Честите прекини и одлагањата на работното место најчесто се пријавуваат како главни виновници за неефикасност и намалена продуктивност во работата. За да ја подобрите вашата продуктивност применувајте ја оваа докажана метода.
1. Правете план за секој ден
Да имате месечен или неделен план на активности не е доволно. Секој ден треба да го планирате и управувате соодветно за да се приближите до посакуваното достигнување. За да го испланирате денот започнете со разложување на сите “големи, сложени и долгорочни” задачи на помали извршни и насочени задачи. Дефинирајте за овие помали задачи остварливи цели за денот во состав на вашиот дневен план. Овие дејства се чекори што ќе ви помогнат да ја завршите задачата. Користете ја методата СМАРТ за лесно да ги одредите вашите дневни цели (S – smart / конкретни, M – measurable / мерливи, A – attainable / достижни, R – relevant / релевантни, T – time-bound / временски ограничени).
2. Планирајте време за работа и ,,време за игра‘‘
Ставете ги задачите во временски рамки. Направете разлика помеѓу активностите ,,напорна работа” и ,,слободни активности‘‘ и определете прецизни временски интервали за нив. Високо продуктивните луѓе планираат време за работа, но и за игра. Одредени истражувања покажуваат дека луѓето се попродуктивни кога интензивната, насочена работна активност, која дава резултат, трае помалку од еден час и кога секој час се прават кратки, ефективни паузи. Тогаш тие полесно се насочуваат кон приоритетите и полесно ги вршат задачите кога знаат дека времето за завршување е ограничено.
“Суштината не е во тоа да дадете приоритет на прашањата што се наoѓаат на вашиот распоред, туку да направите распоред на вашите приоритети.” – Стивен Кови
3. Правете паузи за да се одморите и да наполните енергија
Во текот на паузите опуштете се со работи во кои уживате, што ви помагаат да се одморите и да ја обновите енергијата, било тоа да е прошетка, музика, медитација, аеробни вежби, итн. Поважно е да ја минувате паузата во активности што ги дополнуваат вашата енергија и креативност одошто колку таа трае.
4. Планирајте време за непредвидливи ситуации - 20% од работното време ќе бидат доволни за настани од типот "никогаш не се знае"
Има малку совршено продуктивни денови во годината и премногу денови минати во борба да постигнете повеќе за помалку време. Различни видови на прекини на работа го уништуваат планот и создаваат намалена продуктивност. Неразумно е и стресно да си создавате притисок со премногу амбициозен, нереален план кој не ги зема предвид прекините во работата што се случуваат поради непредвидливи настани. Планирајте време за вонредни ситуации во текот на денот. Планирајте да работите напорно и повремено да правите кратки паузи во 80% од работното време и оставете ги останатите 20% од времето за неочекувани настани. Ова ќе ви даде поголема флексибилност и шанса да го завршите денот со значително поголема продуктивност.
5. Спроведувајте
Кога веќе имате план за денот, спроведувајте го. Оваа метода треба да се практикува извесно време за да се навикнете на начинот на комбинирање на периодите со работа и кратки паузи. Ако почувствувате тешкотија во текот на примената, потсетете се колку добро ова го правевте додека бевте во училиште. Сетете се на часовите исполнети со работа и на паузите помеѓу часовите. Задржете ги чувствата од сеќавањето на тие моменти извесно време, ќе забележите како добивате сила да продолжите со примената на оваа техника.
6. Создадете пракса и навика
Планирањето и спроведувањето на оваа метода бараат вештини, а вештините се развиваат додека учите преку работа повторувајќи ги нештата додека не станат навика. Практикувајте ја оваа метода неколку седмици и ќе забележите како вашите вештини се подобруваат заедно со подобрувањето на вашата ефикасност и продуктивност. Не само што ќе станете поефикасни, туку и позадоволни од работата. Запомнете – не постојат совршено продуктивни денови, туку само денови кои се високо продуктивни зашто се управувани правилно.
Уште нешто
Која е вашата омилена активност за пауза? Што ве релаксира и ви ги ,,полни батериите‘‘ за да продолжите со работата по паузата?
Мојот избор за денес е овој текст и малку добар, стар џез. Да, ние избираме како го трошиме времето и ние имаме контрола врз времето и работата.
Споделете ваши искуства. Пишувајте ни. Доколку сакате ваши стории од работата и кариерата да објавите на нашата веб страница, се што треба да направите е да ни испратите е-маил.
Ви благодариме што не‘ читате. Уживајте во денот!
Билјана Хејхрст • 5 септември 2018 година
Билјана Хејхрст е директор на консалтинг компанијата Leaders Improve од Велика Британија и раководител на секторот за организациски развој и човечки ресурси People Director. Билјана го основаше Маркет Ком Консалтинг во 2000-та година, првиот менаџмент консалтинг во Република Македонија. Во 2001 година ја стартуваше МКК Менаџмент Академијата и обучи над 5.000 директори, претприемачи, сопственици на бизниси, менаџери, раководители и тимови.
Поврзани тренинг програми:
Управување со време
Планирање и организација
Оперативно планирање
Како да ја подобрите деловната перформанса
Како да ја подобрите перформансата на вработените